Datenschutzinformation Free (Testphase), Fassung free-beta-1

Archivkopie der Fassung free-beta-1. Feste Adresse dieser Fassung: /legal-archive/free-beta-1/privacy-free/. Der Wortlaut bleibt hier unverändert abrufbar. Ist eine neuere Fassung in Kraft, ist dies eine frühere Fassung; die geltende Fassung steht unter Datenschutzinformation.

1. Das Wichtigste in Kürze

• Testphase. Der Free-Tarif wird erprobt. Es gibt keine Verfügbarkeitszusage, keine Zusage zur Wiederherstellung Ihrer Daten aus einer Sicherung und keine Prüfung durch Dritte. Speichern Sie keine sensiblen oder geschäftskritischen Inhalte (Abschnitt 3).
• Das erfassen wir bei der Registrierung: Ihre gewählte Adresse und einen Prüfdatensatz für Ihr Passwort. Das Passwort selbst verlässt Ihr Gerät nicht. Name, Telefonnummer, zweite Adresse und Zahlungsdaten fragen wir nicht ab.
• Ihre gespeicherten Mails liegen mit einem Schlüssel Ihres Kontos verschlüsselt auf dem Server. Das ist der Modus „Compatible“. Er ist weder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch „Zero-Access“: Der Server sieht Klartext beim Zustellen, beim Senden und während einer Mail-Sitzung (Abschnitt 6).
• Zwei Ausnahmen von dieser Verschlüsselung: Entwürfe und Versandaufträge des Webmails liegen zusätzlich in einem Betriebsjournal, das ein Serverschlüssel schützt, der für alle Konten derselbe ist; abgeschlossene Einträge sollen nach 24 Stunden die Nachricht und die Anhänge verlieren (übrig bleiben Prüfsumme, Größe, Art des Vorgangs und Zeit), und mit der Löschung Ihres Kontos soll das Journal gelöscht werden. Eine Nachricht in der Warteschlange des Mailservers liegt bis zur Zustellung unverschlüsselt auf dem Datenträger (Abschnitt 4.2).
• Mail geht zunächst nur zwischen Free-Konten. Adressen @privymail.eu sind von außen nicht erreichbar, und der Dienst sendet keine Mail an externe Adressen. Das Senden im Webmail und mit einem Mailprogramm (IMAP und SMTP, mit App-Passwort) ist vorgesehen. Wir sagen nicht zu, dass es bei Veröffentlichung dieser Information möglich ist.
• Keine Werbung, keine Analyse, keine Inhalte von Dritten. Wir setzen genau zwei technisch notwendige Cookies und nutzen keinen Tracking- oder Analysedienst (Abschnitt 10).
• Auskunft und Löschung beantragen Sie per E-Mail; eine Schaltfläche dafür gibt es noch nicht. Wir bearbeiten Anträge von Hand, innerhalb eines Monats. Einen Sammelexport gibt es nicht. (Abschnitte 8 und 9)

2. Wer ist verantwortlich?

(Art. 13 Abs. 1 lit. a und b DSGVO)

3. Was „Testphase“ bedeutet

Der Free-Tarif geht für erste Nutzerinnen und Nutzer in Betrieb, bevor alle Prüfungen und Betriebsstrukturen vorhanden sind. Die Testphase hat kein festes Ende; ihr Ende kündigen wir mit mindestens 14 Tagen Frist an. Vor der Registrierung zeigen wir die wichtigsten Punkte in einem Kasten. Ehrlich heißt das:

• Die Verschlüsselung gespeicherter Nachrichten ist nicht von einer externen Stelle geprüft (kein externes Kryptografie-Review). Es gab keinen externen Penetrationstest. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO liegt nicht vor.
• Die virtuelle Maschine, auf der der Server läuft, wird verschlüsselt gesichert; der Sicherungsspeicher steht in Düsseldorf (Deutschland). Eine Wiederherstellung ist nicht zugesagt und nicht durch eine Wiederherstellungsprobe belegt; sie kann Daten bis zum Zeitpunkt der letzten Sicherung verlieren. Fällt der Server oder seine Festplatte aus, können Konten und Nachrichten verloren gehen, und es kann sein, dass sich niemand mehr anmelden kann. Gelöschte Inhalte können in Sicherungen verbleiben; die Dauer der Aufbewahrung nennen wir noch nicht (Abschnitt 8). Bei einem Software-Wechsel legen wir vorher eine Zwischenkopie der Kontodatenbank auf demselben Server an, die bestehen bleibt, bis wir sie löschen; sie schützt nicht vor einem Ausfall des Servers (Abschnitt 4.3). Daten können verloren gehen.
• Es gibt keine Verfügbarkeitszusage und keine Bereitschaft rund um die Uhr. Der Server installiert Software-Updates automatisch und kann dafür nachts neu starten; weitere Neustarts sind möglich.
• Mail geht nur zwischen Free-Konten. Sobald externe Zustellung freigeschaltet wird, passen wir diese Information vorher an.
• Die Zahl der Konten ist zunächst begrenzt. Ist die Grenze erreicht, schließt die Registrierung und meldet, dass derzeit keine Plätze frei sind.
• Wer Passwort und Wiederherstellungscodes verliert, kann Zugang und Mails nicht wiederherstellen. Wir haben keinen Generalschlüssel für gespeicherte Postfächer.

4. Welche Daten verarbeiten wir? Woher, wo, wie lange?

(Art. 13 Abs. 1 lit. c und e, Abs. 2 lit. a und e; Art. 14 Abs. 2 lit. f)

Alle Daten stammen von Ihnen oder entstehen durch Ihre Nutzung. Ausnahme: Daten anderer Personen in Nachrichten, die Ihnen andere Free-Nutzer senden (Absenderadresse, Inhalt). Nicht verarbeitet werden nach heutigem Stand: Name, Telefonnummer, Geburtsdatum, eine zweite Adresse, Zahlungsdaten, Standortdaten sowie Geräte- oder Browserkennungen in der Kontodatenbank. Nachrichten können beliebige personenbezogene Daten enthalten, auch besonders schutzwürdige Angaben, etwa zur Gesundheit. Wir verarbeiten Inhalte nur technisch, um sie zu speichern und zuzustellen, und lesen sie nicht. Für solche Inhalte ist der Free-Tarif in der Testphase nicht gedacht.

4.1 Konto und Anmeldung

Das Dashboard liest nur diese vorhandenen Angaben und zeigt sie Ihnen an. Es speichert nichts zusätzlich und führt keine Anmeldehistorie und keinen Ereignisverlauf.

4.2 Postfach, Webmail, Versand

Kopfzeilen: Die Vorlage des Mailservers setzt smtpd_hide_client_session = yes; die Wirkung ist im Betrieb nicht geprüft.

Free-Grenzen (zur Orientierung): sofortiger Versand; zunächst höchstens 10 Empfänger je 24 Stunden, nach sieben vollen Tagen 50; höchstens 10 Empfänger und 10.000.000 Byte je Nachricht.

4.3 Schutz, Technik, Protokolle

5. Wozu und auf welcher Rechtsgrundlage?

(Art. 13 Abs. 1 lit. c und d DSGVO)

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) nennen wir je Zweck in der Tabelle; Ihr Widerspruchsrecht steht in Abschnitt 9.

6. Wer kann technisch auf Ihre Daten zugreifen?

Ehrliche Antwort für den Modus „Compatible“ (der Standard).

• Gespeicherte Nachrichten sind mit einem Schlüssel Ihres Kontos verschlüsselt. Der private Schlüssel liegt nur „eingepackt“ vor, je einmal für Ihr Passwort, jedes App-Passwort und jeden Wiederherstellungscode. Einen Generalschlüssel haben wir nicht.
• Compatible ist weder Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch „Zero-Access“. Der Server sieht Klartext (a) beim Zustellen und Senden, (b) während einer Mail-Sitzung über Webmail oder ein Mailprogramm, weil Dovecot dann den entsperrten Schlüssel im Arbeitsspeicher hält, (c) bei Kontoänderungen wie neuen App-Passwörtern, bei denen Ihr Gerät ein aus dem Passwort abgeleitetes Entsperrgeheimnis an den Server sendet (nur Arbeitsspeicher, nicht gespeichert).
• Dieselbe Grenze gilt für jeden mit Administratorzugriff auf den laufenden Server. Der Server läuft ohne Festplattenverschlüsselung.
• Transport: Browser verbinden sich nur über HTTPS. Für Mailprogramme ist TLS vorgesehen, mindestens TLS 1.2.

Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Größe, Ordner) sind in jeder Schutzstufe für den Server sichtbar. In dieser Stufe findet keine automatische Inhaltsprüfung (Spam- oder Virenfilter) statt, und der Dienst fragt keine Sperrlisten oder Auskunftsdienste Dritter ab.

7. Empfänger, Auftragsverarbeiter, Drittländer

(Art. 13 Abs. 1 lit. e und f DSGVO)

Nicht beteiligt: Werbe- und Analysedienste, fremde CAPTCHA-Dienste, Zahlungsdienstleister (Free ist kostenlos), VPN-Dienstleister (nicht Teil dieses Tarifs im ersten Go-live), Spam- oder Reputationsdienste Dritter in dieser Stufe.

Drittländer. Wir beabsichtigen nicht, Nutzerdaten in Länder außerhalb der EU und des EWR zu übermitteln. Zwei Drittlandbezüge bestehen aber: Die KI-gestützten Werkzeuge in der Entwicklung stammen von einem Unternehmen mit Sitz in den USA, und der Quellcode liegt bei einem Hoster in den USA (Abschnitte 6 und 7). Der Quellcode enthält keine Nutzerdaten. Das Werkzeug mit Administratorrechten auf dem Produktivserver kann dort aber Nutzerdaten sehen, und seine Befehle und Ausgaben gehen zur Verarbeitung an den Anbieter in den USA (Abschnitt 6). Bei externer Zustellung von Mail (später) können Nachrichten an Server außerhalb der EU gehen; dazu informieren wir vorher.

Daten Dritter (Art. 14). Nachrichten enthalten Daten anderer Personen, etwa Absender. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst für Sie zu erbringen, und informieren diese Personen nicht einzeln.

8. Wie lange speichern wir? Löschung

(Art. 13 Abs. 2 lit. a DSGVO)

Die Fristen stehen in den Tabellen in Abschnitt 4. Kurz zusammengefasst:

Löschung heute. Es gibt keine Schaltfläche für die Kontolöschung. Einzelne Nachrichten, App-Passwörter, Sitzungen und zweite Faktoren löschen Sie selbst. Ein ganzes Konto löschen wir auf Ihre Anfrage von Hand innerhalb von 30 Tagen mit unserem Betreiberwerkzeug. Eine Bedenkzeit gibt es nicht; Sie können Ihre Anfrage bis zur Ausführung zurücknehmen. Die Adresse wird nach der Löschung nicht wieder vergeben. Dazu behalten wir einen Sperreintrag, nämlich einen schlüsselgebundenen Prüfwert der Adresse ohne Klartext, ohne Kontokennung und ohne Zeitpunkt, unbefristet (Abschnitt 4.1). Zweck ist, Post und Identität früherer Inhaberinnen und Inhaber zu schützen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Gegen diese Speicherung können Sie nach Abschnitt 9 Widerspruch einlegen; wir prüfen ihn im Einzelfall. Dabei entfernen wir Konto und Zugangsdaten aus der Datenbank und löschen das Postfach samt Schlüsselkopien; der Sperreintrag bleibt als einziger Rest in der Datenbank. Die Löschung entfernt die Zeilen aus der Datenbank. Physische Reste (zum Beispiel Adresse und Kontokennung) können auf dem Datenträger des Servers bleiben, bis der Datenbankdienst den Platz bei einer späteren Bereinigung oder mit neuen Daten überschreibt; eine feste Frist dafür sagen wir nicht zu. Das Webmail-Journal soll mit dem Konto gelöscht werden. Protokolle verschwinden erst mit dem Ablauf ihrer Fristen. Gelöschte Inhalte können noch in Sicherungen der virtuellen Maschine enthalten sein; die Dauer nennen wir noch nicht (Abschnitt 8). Auch eine Zwischenkopie der Kontodatenbank (Abschnitt 4.3) kann das Konto bis zu ihrer Löschung noch enthalten. Eine automatische Löschung unbenutzter Konten gibt es nicht. Verwaiste Registrierungen, deren Schlüssel den Mailserver nie erreicht hat, verwirft der Aufräumlauf (alle 5 Minuten), sobald sie älter als 15 Minuten sind.

9. Ihre Rechte

(Art. 13 Abs. 2 lit. b bis d DSGVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung, die Sie widerrufen könnten (Art. 7 Abs. 3), gibt es im Free-Dienst nicht.

• So üben Sie Ihre Rechte aus: per E-Mail an legal@patchletter.com (alternativ hello@patchletter.com) oder per Post an die Anschrift in Abschnitt 2. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Ausübung kostet nichts. Bitte schreiben Sie keine Passwörter, Codes oder Mailinhalte in die Anfrage.
• Nachweis: Damit niemand fremde Daten erschwindeln kann, antworten wir nur an die Adresse Ihres Kontos und verlangen einen Nachweis aus dem angemeldeten Konto. Wir bearbeiten Anträge von Hand, innerhalb eines Monats. Konten ohne Zugang: Ohne Passwort und Wiederherstellungscode können wir nichts herausgeben oder löschen.
• Export und Datenübertragbarkeit (Art. 20): Einen Sammelexport gibt es nicht, und wir können Ihr Postfach ohne Ihr Passwort oder einen Wiederherstellungscode nicht entschlüsseln und herausgeben. Einzelne Nachrichten laden Sie im Webmail als Datei herunter. Der Abruf aller Nachrichten mit einem Mailprogramm per IMAP ist vorgesehen; wir sagen nicht zu, dass er bei Veröffentlichung dieser Information möglich ist (Abschnitt 1). Anträge auf Datenübertragung beantworten wir mit einem Verweis auf diesen Abruf, innerhalb eines Monats.
• Beschwerde: Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für uns: die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Ihr Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir auf berechtigte Interessen stützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Widerspruch einzulegen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wir verarbeiten Ihre Daten nicht für Direktwerbung. Richten Sie den Widerspruch an die Adresse in Abschnitt 2.

10. Weitere Angaben

• Müssen Sie Daten angeben? Für ein Konto sind Adresse und Passwort nötig; ohne sie richten wir kein Konto ein. Für Webmail und Mailprogramme brauchen Sie ein App-Passwort. Zweiter Faktor und Bezeichnungen sind freiwillig. (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)
• Cookies: Nur zwei technisch notwendige Cookies auf account.privymail.eu: __Host-privymail-session (Sitzung, höchstens 7 Tage) und __Host-privymail-login (Anmeldeschritt, höchstens 10 Minuten). Beide sind Secure, HttpOnly und SameSite=Strict. Es gibt keinen lokalen Browserspeicher, keinen Service Worker, keine Schriften oder Skripte von Dritten und keinen Tracking- oder Analysedienst; die Sprache wählen Sie über die Adresse (/de/, /en/). Die Webmail lädt keine externen Inhalte aus Nachrichten nach.
• Automatisierte Entscheidungen, Profilbildung: Wir bilden keine Profile und treffen keine Entscheidung allein durch automatisierte Verarbeitung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO). Automatisch wirken Begrenzungen: Sperre von Anmeldeversuchen für ein Zeitfenster, vorübergehende Ablehnung von Mail über den Free-Grenzen (SMTP 451), vorübergehende Abweisung von Anfragen im Webmail, wenn ein Konto zu viele zugleich oder zu schnell hintereinander stellt (technischer Schutz der anderen Konten, keine Maßnahme gegen Sie), Schließung der Registrierung beim Kontobudget. Eine automatische Kontosperre gibt es nicht.
• Mindestalter: Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein. Sind Sie noch nicht 18, gilt zusätzlich Ziffer 4.2 der Nutzungsbedingungen (Einverständnis Ihrer Eltern oder Sorgeberechtigten).
• Zusagen: Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung und verkaufen sie nicht.
• Änderungen: Wir passen diese Information an, wenn sich Verarbeitung oder Rechtslage ändern, insbesondere vor externer Zustellung von Mail und mit dem Ende der Testphase. Die geltende Fassung trägt Version und Stand. Wesentliche Änderungen kündigen wir auf der Website und, soweit möglich, durch eine Nachricht in Ihr Postfach an.
• Weitere Texte: Die Nutzungsbedingungen und die Missbrauchsregeln gehören zum selben Textsatz (Fassung free-beta-1).
• Stand: Fassung free-beta-1 vom 21. Oktober 2026, Revision vom 8. November 2026 (Angaben zum Standort des Servers und zur Sicherung, Abschnitte 1, 3, 4.3, 6, 7 und 8).